Editando Arquivologia (seção)

= Arquivologia =

== Conceito ==

O arquivo de uma instituição funciona como o guardião das informações ali existentes. Para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. 

• Informação: pode ser definida como ideia ou conhecimento.

• Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias diversificou os instrumentos capazes de servir de suporte para a informação.

• Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. 

No momento em que o indivíduo registra uma informação em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

== Origens ==

A origem desta técnica de arquivista é Grega entre os séculos V e VI .a.C quando os gregos guardavam seus documentos mais importantes no templo da deusa METROON, (mãe de todos os deuses do seu panteão mitológico). 

O imperador Justiniano foi pioneiro neste assunto quando  comandou o império Bizantino. O mesmo ordenou que fosse reservado um prédio público especialmente para guardar documentos  de maior importância de seus magistrados e nomear alguém que os mantivesse sob custódia.

Obs.: Segundo o dicionário a palavra “custódia” tem os seguintes significados: 

1. Tutela (condição de quem se encontra sob a proteção de outra pessoa ou instituição). 

2. Guarda; ação ou efeito de proteger, de livrar algo ou alguém do perigo.

Porém, somente durante a Revolução Francesa (1789 - 1799) que o ato de guardar documentos começou a ser encarada com maior relevância e assim foram instituídos os primeiros parâmetros técnicos para isso. 

Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:

• Criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;

• Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos;

• Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado.

== A Importância e Finalidade ==

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. 

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1) Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2) Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;

3) Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.

== O Arquivo no meio público ==

Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:

• Necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;

• Motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus;

• Razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais.

== Classificação em estágios ==

Com relação ao estágio de evolução, os arquivos classificam-se em correntes, intermediários e permanentes.

• Arquivos correntes: São aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição. 

• Arquivos intermediários: São aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que ainda podem ser utilizados para fins  administrativos;

• Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os documentos que, já tendo cumprido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição. Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em concursos públicos, esta classificação merecerá um tópico à parte (ciclo vital dos documentos), onde serão abordados com maior profundidade.

== Princípios Básicos da Arquivologia ==
* Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
* Princípio da Indivisibilidade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
* Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
* Princípio da organicidade: O acervo deve refletir a estrutura interna e as competências / atribuições de seu órgão produtor. Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm estreita relação com os demais documentos pertencentes ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um documento de arquivo retirado de seu conjunto perde muito do seu significado. 
* Princípio do Respeito à Ordem Original: Os documentos devem ser mantidos no arquivo na mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os criaram. Não se explica quando os documentos na fase corrente não receberam uma organização adequada. 

== Teoria das três idades ==

A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Essas fases foram definidas como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas: 

1. Arquivo de '''primeira idade''' ou '''corrente''', constituído de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa frequência) ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”.

2. Arquivo de '''segunda idade''' ou '''intermediário''', constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. 

3. Arquivo de '''terceira idade''' ou '''permanente''', constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva”.

São classificados como permanentes os documentos:

• Que revelam a origem e a constituição da instituição;

• Que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;

• Normas e regulamentos; 

• Demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.

== Protocolo ==
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação . A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante. 

O protocolo realiza as seguintes atividades:

* '''Recebimento:''' É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados. 
* '''Registro:''' É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
* '''Autuação:''' É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que constituirão o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.
* '''Classificação:''' Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.