Compras

Compras

Compras é o processo de obtenção de produtos e serviços de fornecedores.

Este processo inclui decisões sobre quanto e quando comprar mercadorias e serviços e o processo de recebimento do que foi pedido. O ciclo de compras assegura que estão sendo compradas a quantidade e qualidade adequada de material, equipamento, suprimentos ou serviços, com o melhor preço e do melhor fornecedor.

O processo de compras envolve e afeta vários departamentos além do departamento de compras. Um sistema integrado de compras possibilita que o comprador tenha acesso a informações existentes em todas as funções e departamentos de uma organização.

Alguns dos caminhos de acesso incluem atividades e informações, como transações de recebimento, dados de revisão de pedidos, perfis de fornecedor, status de contas a pagar, processamento de pedidos especiais e o acompanhamento de compras de entrada através de roteiros de recebimentos.

A visão geral do setor abrange

• Ambiente do setor e conceitos da área de compras
• Ideias em ação: A vantagem competitiva

Ambiente do Setor e Conceitos da Área de Compras

Idealmente, o processo de compras em qualquer organização tem procedimentos e processos que melhoram o atendimento aos clientes internos e reduzem as atividades que não agregam valor.

Administrando o tempo

Um sistema de gestão empresarial eficaz, que integre todos os aspectos da organização, dá ao comprador informações atualizadas, reduzindo o tempo administrativo gasto na coleta de informações. Assim, o tempo economizado pode ser usado para o desenvolvimento de novas fontes de suprimento, a melhoria das relações com os fornecedores atuais e a pesquisa de novos caminhos para aperfeiçoamento do processo de compras.

Esta função passou a conquistar seu espaço e reconhecimento ao longo do tempo, sendo que saber comprar de forma mais adequada para a organização é determinante para sua permanência no mercado. Seu desenvolvimento e equilíbrio visando as diferentes necessidades dos diversos setores existentes dentro de uma empresa.

No processo de suprimento de materiais e serviços, a função de compras constitui um elemento crucial, sendo que a escolha certa dos insumos e fornecedores repercutirá no preço final do produto a ser ofertado.

Uma vez evidenciada a relevância da aquisição de materiais em quantidade e qualidade compatíveis com as expectativas da empresa, pode-se inferir que a redução dos custos e a maximização dos lucros são variáveis que se vinculam substancialmente ao ato da compra.

Outro aspecto a ser ressaltado no assunto abordado é a questão da disponibilidade dos materiais e serviços no prazo adequado, ou seja, quanto mais eficiente for o “lead time” de compra – lapso temporal entre a decisão de compra de um item e sua efetiva liberação pelo controle de qualidade para adesão ao estoque, ou fornecimento à produção – mais otimizada será a aplicação e a oferta dos produtos e serviços.

O que é o “Lead Time”

A descrição mais catedrática de “lead time” surgiu pela Engenheira de Produção. E caso você pergunte para algum amigo engenheiro(a) o que significa, é provável que a resposta seja “O tempo decorrido entre a chegada de um pedido efetuado por um cliente até este pedido seja entregue”.

A inadequação de especificações, prazos, performance e preços causam transtorno ao processo operacional com atrasos na produção, não-atendimento da qualidade, elevação dos custos e insatisfação do cliente.

Neste contexto, a capacidade de diferenciação, bem como a eficácia no processo, tornam-se variáveis determinantes na valorização do produto, minimização de custos e conquista de novos clientes.

Objetivos da Função Compras

Como já mencionado no tópico inicial, o setor de compras tem a grande responsabilidade de suprir a empresa com os insumos adequados às particularidades da organização, atendendo as necessidades do mercado.

Outrossim, obter e coordenar o fluxo contínuo de suprimentos de modo a atender aos programas de produção; comprar os materiais aos melhores preços, não fugindo aos parâmetros qualitativos e quantitativos; e procurar as melhores condições para a empresa, são alguns dos objetivos do setor de compras.

Tendo em vista a evolução dos objetivos da função compras, pode-se constatar que a mesma ocorreu, em grande parte, em função da globalização, a qual desenvolveu fornecedores mais especializados, graças à evolução das tecnologias e o surgimento da internet – responsável atualmente pela realização de grande parte dos negócios no mundo inteiro.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno.

Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas.

O setor de compras da empresa não deve se preocupar apenas com o controle e abastecimento dos estoques, mas, buscar sempre melhoras para a mesma, enfatizando o resultado final. Segundo alguns autores, “Uma definição bem conhecida dos objetivos de compras é: com prar a qualidade de material correta, no tempo certo, na quantidade exata, da fonte certa, ao preço adequado.”

Por isso, que a equipe do setor de compras dentro de uma empresa precisa ter como objetivo:

a) Suprir os fluxos de materiais atendendo a necessidade do cliente;

b) Buscar outras fontes de suprimentos alternativos, para melhor atender as necessidades emergentes;

c) Comprar de forma eficiente e sabiamente, para obter os melhores valores;

d) Saber administrar bem os estoques;

e) Ter um bom relacionamento com os outros departamentos;

f) Buscar a profissionalização e capacitação dos funcionários, investindo em palestras, cursos e treinamentos.

Vale ressaltar que o objetivo da função de compras, não é somente comprar barato, pois a questão preço não é apenas o alvo importante, existem também outros meios que devem ser buscado para que haja melhoras no negócio e para manter o foco no resultado final.

Benefícios de um setor de Compras eficiente

Deste modo, percebe-se que a gestão de compras eficaz pode contribuir significativamente para o alcance dos objetivos estratégicos e das metas das organizações.

Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo.